BASES  DE  LA  ADMINISTRACIÓN GENERAL Y BIBLIOTECARIA.-

 

                                                                                    Por Guillermo R. Gagliardi.

 

 

 

• El antecedente más antiguo de la Ciencia de la Administración es Woodrow Wilson (1856-1924) con su “El estudio de la Administración”, de 1887, incluido en “Political Science Quarterly”.
• Esta Nueva Disciplina tiene el influjo de la Cibernética, la Psicología, la Economía, la Matemática y la Computación.
• La Universidad de Harvard ha sido la que elevó  a la Profesión de Administrador, como la más prestigiosa. En 1953 se funda el Institute of Management Sciences.

 

•  El político y escritor Rodolfo Terragno (1943) en su “Argentina Siglo 21” (Sudamericana-Planeta, 1985, 10º ed., 1986):

 

“La enseñanza superior debe reconocer la importancia crítica de las Ciencias de la Administración en las gestiones empresariales, gubernamentales, laborales, políticas, sociales. Relacionada con la eficiencia, la coordinación y la supervisión, y con el objeto de lograr una sociedad más eficaz y ordenada”.

 

• El afamado escritor florentino Giovanni Papini (1881-1956)  en su “Informe sobre los Hombres”:

 

“Capitalismo –verdadero dominador de la época. Todo hombre es valorado por su capacidad adquisitiva. Quien compra mucho es superior, envidiado, odiado, respetado. Toda la vida un recuento de ganancias y pérdidas.

Producir siempre más, trabajar siempre más, vender siempre más. Comprar para vender, vender para comprar, trabajar para vivir, vivir para trabajar”.

 

• El novelista norteamericano Henry Miller (1891-1980), en su “Un domingo después de la guerra”:

 

“...había otra cosa en la cual no creía de todo corazón: el trabajo. Trabajar, según me parecía aun cuando estaba en los umbrales de la vida, es una actividad reservada para los estúpidos. Es la antítesis misma de la creación, que es juego, y que precisamente, porque no tiene otra razón de ser que sí misma, es el poder motivador supremo en la vida”.

 

• El escritor y crítico italiano, estudioso de la Mística y el Esoterismo, Elémire Zolla (1926-2002), en revista “Sur”, nº 276, may.-jun. 1962. “Vulgaridad y dolor” (fragm. de su libro “Volgarità e dolore” Bompiani, 1962):

 

“El mundo de la Burocracia (...) es más propicio a la hipocresía, a las falsas ideologías en las que sobreviven residuos de absurdos mundos arcaicos. Los tropiezos enervantes, maldición de la fajina fabril, son la sustancia misma de la vida del empleado, quien ni siquiera osa eludirlos con la actuación política. La burocracia, de por sí, parece un monstruo, pero en cada uno de sus miembros se pueden identificar sus tendencias monstruosas bajo la forma de pecado.

 

Lentitud, dilación, incapacidad para advertir los problemas que se tratan, reducción de toda cosa a un ritual maniático, a una jerga grotesca: éstas son las características del Burócrata que trata con futilidad las cosas serias y con seriedad las fútiles.

 

Vive entre divinidades repugnantes, como los gnomos nórdicos en sus cavernas: el dios escritorio con sus objetos sagradamente distribuidos, el dios hoja de papel consagrado y, en general, las ordenadas cristalizaciones del desorden.

 ¿De dónde procede esta locura, si no del narcisismo ‘retentivo’, de la adoración de objetos fecales reverenciados minuciosamente?.

 

La oficina alegre le parece desprovista de dignidad. Considera que debe relegar la simulación de la alegría a una lucha con el encargado del despacho, en un tono chistoso que rehúye la crítica (a quien trate de hacer una crítica en una oficina burocrática, lo mirarán como a un loco, lo normal es la burla superficial)”...

 

 

• El ACTO ADMINISTRATIVO nació cuando dos personas descubrieron que podían hacer juntas lo que no podían hacer por separado.

 

• ADMINISTRAR es lograr que se hagan las cosas sin hacerlas uno mismo.

                                          “ad-ministrare”= servir a.

 

• La ADMINISTRACIÓN es una Ciencia, es decir, un cuerpo organizado de conocimientos. Y es un Arte: aplica ese conocimiento de acuerdo con la habilidad adquirida por observación y por experiencia.

 

Historia:

 

0. Edad Antigua: 1300 a. C. Egipto: excelente administrador. Por ejemplo, sistema de navegación de los canales. Trabajo esclavizante, se sancionaba a quien se permitía introducir modificaciones.

 

Consejos egipcios para “desenvolverse” con eficiencia en la Administración: “baja tu voz cuando su superior te salude, ríe cuando él ría, eso será grato a su corazón”.

 

China: Confucio dicta reglas para la  Administración Pública= exámenes, recorridos permanentes por todo el país  por parte de los Funcionarios, para conocer los problemas ‘in situ’.

 

Poema de Lao Tsé  (570-490 a. C., filósofo):

 

                                    “Mientras menos administración

                                    más bienhechora será la armonía.

                                    A mayor administración

                                    más adverso será el caos.

                                    La confianza produce unanimidad

                                   y  felicidad.

                                    Querer dirigir determinando produce desacuerdo

                                    e  infelicidad.

                                    Quien no piensa lo que hace

                                    convierte el orden en desorden

                                    la suerte en desgracia

                                    el esclarecimiento en deslumbramiento y ofuscación.

                                    De otro modo, el sabio:

                                    es justo

                                    sin juzgar.

                                    Dirige

                                    sin regular.

                                    Es modelo

                                    sin deformar.

                                    Alumbra

                                    sin deslumbrar”.

 

 

Grecia: ciudades-estado orientaron su interés hacia lo filosófico y lo político, no captaron el sentido de LO ADMINISTRATIVO.

 

Roma: tuvo gran facilidad para administrar y verdaderos genios en este tema. Diocleciano: delegación escalonada de cargos, separó la Administración Civil de la Militar.

 

 

Base Bíblica, Antiguo Testamento: “Éxodo”, 18: el sacerdote Jetro, suegro de Moisés, acude  a él en el Desierto.( Schuré: “Los grandes iniciados”= “el lado débil de Moisés y su tendencia a la tiranía  teocrática&rdquo.

 

Jetro representa la Administración Racional y Científica, dinámica y moderna, democrática, pues Moisés acentúa su personalidad autoritaria:

 

“¿Por qué te sientas tú solo, y  todo el pueblo está delante de ti...?”.

 

“No está bien lo que haces”, “porque el trabajo es demasiado pesado para ti”.

 

“Yo te aconsejaré”:

 

“Y enseña a ellos las ordenanzas y las leyes, y muéstrales el camino por donde deben andar, y lo que han de hacer”.

“Además escoge tú de entre todo el pueblo varones de virtud, varones de verdad; y pónlos sobre el pueblo por jefes de millares, de centenas, de cincuenta y de diez”.

“...todo asunto grave lo traerán a ti, y ellos juzgarán todo asunto pequeño.

Así aliviarás la carga de sobre ti, y la llevarán ellos contigo...

Si esto hicieres..., tú podrás sostenerte”.

 

0. Edad Media: el poder es una pirámide en cuya cúspide está el Rey, y de a poco y hacia abajo los Señores Feudales, cuya obediencia al Rey era inversamente proporcional a su poder de fuerza propio.

 

0. Edad Contemporánea:  se consolidan los Estados, Revolución Industrial, auge de los servicios públicos. Sucumbe definitivamente el Artesano industrial de la Edad Media, que trabajaba para una Demanda Segura, ayudado por los Aprendices del oficio y por un precio justo y preestablecido.

 

La inglesa Florence Nightingale (1820-1910), pionera de la Enfermería Universal, en su “Notes on Nursing” 1860, estudia la Administración como la esencia de la Supervisión:

 

“”El estar ‘a cargo’ no es solamente el desempeñar las propias funciones, sino ver que lo hagan también todos los demás. No es que uno mismo deba hacerlo todo, ni que designe a cierto número de personas para cada cargo, sino el asegurarse de que cada quien cumpla con la misión que le ha sido asignada”.

 

La Producción en serie, introduce el Marco de Riesgo, pues se fabrica para una Demanda Posible. En esos comienzos de la Revolución Industrial las condiciones de trabajo son consecuencia del exceso de mano de obra y por lo tanto de la poca posibilidad de regateo de los primeros asalariados.

 

Aparecen Fayol y Taylor: ven la necesidad de dejar de lado el Empirismo, el hacer por hacer y proponen encarar la Administración definitivamente como una Ciencia, dictando  para ellos los primeros Principios, sistematizándola.

 

A)      Frederick Taylor (1856-1915), Ingeniero en una fábrica de acero: “Principios de Administración Científica” (1911), “La organización científica del Trabajo”: racionalizar la  Organización del Trabajo hacia arriba.

Capacitación Laboral (1915):  base (nivel operativo), luego el Medio o nivel de mandos y el de la cúspide: Directriz.

 

“El principio objetivo de la Administración debe ser asegurar el máximo de prosperidad, tanto para el empleador  como para el empleado”.

 

El Dinero es motivador fundamental. El obrero realiza una serie de movimientos innecesarios, concibe los movimientos indispensables y herramientas adecuadas=

 

         1.- observar atentamente la labor del obrero.

         2.- descomponer la tarea hasta en sus más mínimos detalles.

         3.- analizar los pasos, eliminando los innecesarios.

         4.- programar el trabajo seleccionando científicamente a los hombres.

         5.- formar equipos de supervisores-instructores.

         6.- pagar según un mínimo de producción y de        sobrepasarse ese          mínimo, pagar la diferencia incentivada.

                    7.- proponer una relación amistosa entre empleados y empleadores.

           

Concibe muy someramente la “Fisiología del Trabajo” (fatiga). Descuida los Componentes Psicológicos y Sociológicos. Derivó su teoría en exageraciones: rigorismo, esquematizaciones e inhumanidad en las aplicaciones.           

 

            El máximo de Prosperidad implica Producción (obtención de beneficios a

Corto plazo para el empleador y grandes salarios para el empleado) y Productividad  (desarrollo de todos los aspectos de la empresa, desarrollo personal, cualitativo.

 

                                    “La cooperación estrecha, íntima, personal, entre la

                                    administración y los obreros es la esencia misma de

                                    la Organización científica del Trabajo”.

          

 Con  Fayol representan la Escuela Clásica de la Organización (‘L’Organisation scientifique du Travail’, “Scientific Management&rsquo.

 

 

B)      Henri Fayol (1841-1925), industrial francés: “Administración industrial y general” (1916). Escuela tradicional de la Administración. El uso racional de los Bienes de que se disponía.

  

       La Pirámide: en la base, el que hace las cosas (obrero, empleado); nivel de Jefes, supervisores y encargados (hace hacer las cosas); y Nivel Gerencial (decide qué cosas se van a hacer y hace hacer esas cosas).

 

Principios de Administración según Fayol: división del trabajo-autoridad-responsabilidad-disciplina-mando-dirección.-el interés general-remuneración-jerarquía-orden-estabilidad-unión-iniciativa.

 

Elementos de Administración: Previsión- Programa de acción- Organización- Condiciones de los Jefes y agentes- Mando- Coordinación- Control.

 

El mayor aporte de ambos es haber separado la planificación de lo netamente operativo: primero se Planifica, luego se Hace, se Opera. Su interés fundamental es el Trabajo, que consideran un problema técnico que hay que resolver científicamente.

 

La crítica que se les hace a estos autores es haber actuado sobre la Organización como si no existieran los hombres.

Los otros grandes autores en Administración: Peter F. Drucker, Max Weber,  Georges Friedman, Kurt Lewin, etc.

 

Léanse: H. Daniel Dei, N. Menna, D. Parsajuk y S. Sanz: “Recursos Humanos en las Organizaciones” (Fundación Universidad Hernandarias, Bs. As., 1995). Scheid: “Grandes autores  en Administración”. C. Northcote Parkinson, M. K. Rustomji y S. A. Sapre: “P. Drucker. Un comentario crítico sobre su filosofía gerencial” (Diana, 1994).   Estela Rodríguez Giles y Judtih Leonor Graschinsky: “Mujeres, trabajo y salud en la era tecnológica” (Grupo Editor Latinoamericano, 1994).

 

C)      Psicosociología Conductista: Elton Mayo (1880-1949).

 

Primero Maslow (1908-1970) inicia la escuela Conductual en 1943. Luego, Herzberg (1923) y D. Mc Gregor  (1932).

 

En 1927 en Hawthorne (Cía. Western Electric) fue a verificar un principio de Taylor: a mayor iluminación, mayor producción. Esta experiencia se cumplió en 3 etapas:  primero, probar el principio de Taylor.  Se concluyó que  el aumento de la producción no era el producto de una relación directa entre el aumento de luz y la producción, sino indirecta, dado que los hombres al sentirse considerados se motivaron y produjeron más. El hombre actúa por motivaciones muy difíciles de establecer. Ver  George S. Odiorne: “Administración de Personal” (El Ateneo, 1980), cap. 2: ‘Nuevas orientaciones...’ y 19: ‘Las necesidades humanas como causa del comportamiento’

 

En la segunda etapa, 20.000 entrevistas de carácter anónimo, personal y voluntario, con el personal. Se dedujo que muchas veces  una queja puede tener causas alejadas del ámbito del trabajo y éste sirve como una pantalla para proyectarlo.

 

En una tercera etapa se hizo en el cuarto de cablistas y se comprobó que el grupo regula la producción de cada uno y de todos de modo que nadie sobrepase al  resto.

Centro de Interés es el Hombre. Crítica: haber actuado sobre la Organización buscando exclusivamente motivaciones.

 

Investigó las causas de Fatiga, los Accidentes de Trabajo, el Ausentismo.

Vinculó el Estado de Ánimo de los trabajadores con la Productividad. Las Relaciones intragrupales e intergrupales.

La Organización del Trabajo dejó de ser una tarea de Ingeniería, se enfocó Psicológica y Sociológicamente: relaciones humanas, integración social, satisfacción emocional.

 

En su “Los problemas humanos de la Civilización Industrial” critica al Capitalismo: industrialización provoca  un individuo descontento y hostilidad entre los grupos sociales; los bienes materiales destruyen en parte el Sentido de la Existencia.

También critica la Teoría Económica Clásica, con su “Homo Economicus”, egoísta y racional.

 

Enfatiza la necesidad de desarrollar las Aptitudes Sociales: cambio, adaptación, comunicación de ideas y sentimientos. Se concreta ello en el estado Democrático, con la Libertad y la Participación.

 

D)     Escuela sistemática o racional:

 

Es una escuela moderna que opina que en la organización hay un problema fundamental, que es la toma de decisiones y hace de eso su centro de interés: Rostov, Rappaport. 

Ambos tratadistas advierten que debe dotarse a la organización de todos aquellos elementos mecánicos que permitan procesar la información, de modo tal que esa tarea de tomar las decisiones, se vea aligerada por el procesamiento de los datos.

 

E)      Escuela operativa o del comportamiento de la organización:

 

Advierte que existe una  profunda interacción entre la organización y el contexto que la rodea. Herbert Simon ( 1916-2001, Premio Nobel de Economía 1978), sostiene que las organizaciones deben estar en una actitud de poder asimilar los cambios.

Obras del autor: “Un modelo de comportamiento de opción racional” 1955 / “Interacción en los grupos sociales” 1952 / “Teoría de la Decisión en Economía y en las Ciencias del Comportamiento” 1959, etc.

 

Esta escuela busca el factor catalizador entre el crecimiento y las innovaciones, el equilibrio  entre estabilidad y cambio.

Enuncia una Teoría de la Organización: la organización es  un sistema de actividad humana, interdependiente, caracterizada por un alto grado de dirección racional del comportamiento y encaminada hacia fines que son el resultado de acuerdos o expectativas comunes.

 

Según Simon en la organización ocurren 5 procesos: políticos, de información, de decisión, de influencia y operativos. Los políticos corresponden a la red de interacciones mediante las cuales se fijan los objetivos. Hay al comienzo dos tipos principales de Información: el no operativo (no tenemos acciones  tangibles que nos permitan medir o no su logro) y operativos (donde sí tenemos esa clase de acciones).

Ejemplos no operativos: elevar el nivel cultural, aumentar el patrimonio de un grupo, preservar la salud de una región. Ejemplos operativos: fundar una Biblioteca, una Escuela, crear un Auditorio, una Cooperativa, crear un Dispensario, hacer Medicina Preventiva. Llegar a los objetivos operativos es el fin de los procesos políticos, que constan de 3 etapas: negociación (llegamos a ella con nuestra aspiración, al nivel de objetivos no operativos, que es confrontada con otras), paulatinamente aquellas más factibles o que más responden al objetivo no operativo, van tomando, cuerpo, mientras se exponen las razones de cada uno o del grupo. Las condiciones de opinión buscan una forma de llegar al objetivo operativo y arriban por consenso a la estabilización: fundar una Biblioteca.

 

 Aquí se abre otro abanico de opiniones (la coalición se estabilizó hasta que confrontando opiniones llegamos al ajuste empírico: fundar la biblioteca enciclopédica, o sea el objetivo operativo que nos da origen a la  Organización.

 

Principio de Información: da lugar a la obtención de elementos de juicio necesarios para la toma de decisiones, en la administración trabajamos con esta materia prima.

Un dato lo  definimos como una información minimizada respecto de un hecho. Un registro es una lista de datos compilados.

Una información propiamente dicha son los datos procesados y preparados para la toma de decisiones. Ejemplo de dato: temperatura ambiente a determinada hora de un día. Sucesivas temperaturas habidas en las distintas horas de ese día son un registro. Un mapa isotérmico de la zona. Una ficha hecha por un  Catalogador: un dato. Un conjunto de fichas hechas por los catalogadores en un día: un registro. Un cuadro demostrador de la producción del sector Catalogación durante un mes es una Información propiamente dicha.

 

Procesos de Decisión: nos conducen a determinar la acción a seguir para el logro de los objetivos. Depende de los procesos políticos, que nos dan el objetivo y de los procesos de información, que nos dan las alternativas que organizan en forma de variables y nos conducirá a los objetivos.

Variables son la técnica y procedimientos para conseguir un objetivo determinado. Buscando eficacia es como arribamos a la mejor variable: la que me da más por menos costo. Ejemplo práctico: en los procesos de decisión hay 3 etapas:  uno de Inteligencia (búsqueda de oportunidades de decidir), una segunda, de Análisis (presentación de las alternativas y su comparación) y una tercera, de Selección (tomo mi decisión, selecciono la variable). Ejemplo, cambiar horarios al personal-comprar terreno para estacionar-gestionar autorización municipal-hacer recepción local proveedor-alquilar flete horario autorizado-alquilar local para recepción-trasladar la biblioteca-cohecho-recibir las obras por Correo-trasladar las obras en carretilla.

 

La etapa de Inteligencia se cerró cuando encontré una oportunidad de decidir porque algo no sale según lo planeada. Hay una información estímulo, hay un bajón en la producción y hay una causa. Encontrada la causa, imagino las alternativas posibles de solución y al presentarlas como variable estoy ya en la segunda etapa, de Análisis, donde buscando eficacia es como llego a la mejor de todas ellas. Llegar a ella implica desechar las restantes. En el momento de seleccionar la variable más eficaz y si bien hasta este momento mi razonamiento fue matemático, impersonal, objetivo, al tomar mi decisión lo  tiño de subjetividad, introduzco la consideración del factor Humano.

 

En la medida que una organización se maneje con la mayor cantidad posible de decisiones programadas, menos probabilidad habrá de injusticias o actitudes discrecionales.

 

El tener la mayor cantidad posible de decisiones tomadas, permitirá al administrador dedicarse a pleno a los problemas cuya solución no es susceptible de ser programada. Se podrá tomar decisiones programadas: cuando los objetivos son operativos, cuando las decisiones son repetitivas y cuando hay seguridad sobre los resultados.

 

Las decisiones programadas son típicas del mando medio. Las no programadas son típicas del nivel directriz.

Por lo general, los problemas cuyas respuestas pueden ser  programadas, provienen de variables  endógenas, es decir, de temas internos de la organización.

 

En cambio y también por lo general, las decisiones no programables provienen de variables exógenas, es decir, ajenas a la organización contextuales.

 

Toda esta Escuela tiende a controlar la mayor cantidad posible de variables para , teniendo por lo tanto la mayor cantidad posible de decisiones programadas, poder hacer planes  al más largo plazo posible. Un plan es un conjunto de decisiones programadas.

 

Procesos de influencia: por estos procedimientos una persona puede afectar el comportamiento de otra u otras. Es algo más que una comunicación. El Comunicador encodifica su mensaje, o sea, lo somete a un código conocido por el Receptor y lo envía a través del canal. El receptor recibe el mensaje y lo decodifica, lo interpreta. Para que se dé el proceso de influencia debe haber en ambos, atributos humanos.

 

Poder  es tener la capacidad de dar o quitar algo.

Orientación: es la inclinación hacia quien tiene el poder.

 

Así como las máquinas son sumisas al hombre porque así las fabricamos, no tienen atributos humanos, los hombres necesitan motivaciones para ser sumisos, esa motivación está dada por los atributos humanos.

 

La influencia sería igual al proceso de Comunicación más la Sumisión generada por los atributos humanos.

Influencia: Comunicación + Sumisión.

 

Proceso operativo: son los procesos que operan en el nivel donde literalmente se hacen las cosas. Los objetivos se logran mediante el cumplimiento de una serie de acciones. No basta una sola facción para que un objetivo se logre.

 

Por lo tanto es necesario fraccionar las tareas encaminadas al logro del objetivo en tantas unidades operativas como sea necesario, adjudicando a cada uno un conjunto de tareas para el logro de ese objetivo siempre único.

La distribución y asignación de esas tareas debe estar perfectamente administrada a fin de evitar contradicciones o superposiciones que cambien el objetivo.

 

Los límites de la Racionalidad humana lo marcan: las aptitudes (reflejos, dones de cada uno), motivaciones (valores, objetivos personales) y conocimientos (información).

 

La Teoría de la Administración trata de controlar lo no-racional”, por medio de la Capacitación, la Nueva Orientación de los Valores y el Rehacer el esquema de un medio más favorable.

 

F)       en la Administración Democrática (como en el ejemplo bíblico, veterotestamentario), se practica la Administración de Consulta: el Administrador pide sus opiniones a algunos subordinados antes de tomar decisiones importantes.

 

Asume y requiere un flujo libre de Información, a través de los cauces normales. Las personas que deben tomar parte en la toma de decisiones, deberán tener acceso a los mismos y todos los hechos, como por medio de reglamentos, impresos de personal, un boletín e informes sobre las reuniones del Consejo.

 

Tan importante como eso, pero más difícil, es obtener una corriente libre de información ascendente, puesto que las personas tienden a no  comunicarles a sus jefes lo que no les agrada oír..

 

Los miembros del personal deben acostumbrarse a nuevos métodos de pensamiento y convencerse de que pueden mostrarse en desacuerdo con su jefe, sin temor a represalias.

Administración por medio de Objetivos no de órdenes.

Los jefes aprenden una nueva técnica: cómo escuchar y no enojarse o sentirse molestos con las declaraciones francas y las preguntas hechas en una reunión abierta.  Léase “Administración de Bibliotecas” Wheeler y Goldhor.-

 

G)     Administración Burocrática: según explica Max Weber (1864-1920) en su “Economía y Sociedad”, p. 178-180 y 716-752.

 

Es la atenida al Expediente, es a tenor de toda la experiencia, la forma más racional de ejercerse una Dominación: en los sentidos de Precisión, continuidad, Disciplina, Rigor y Confianza, Calculabilidad, susceptibilidad técnica de perfección y optimización de resultados.

 

Su aparición es el germen del Estado Moderno Occidental.

Todo trabajo continuado se realiza por Funcionarios en sus Oficinas. Toda nuestra vida cotidiana está tejida dentro de ese marco.

 

Se tiene que elegir entre Burocratización – diletantismo. Superioridad de la Administración Burocrática: saber profesional especializada.

 

Significa Dominación gracias al Saber.  Selección sistemática de los Postulantes: buen manejo de las comunicaciones, mentalidad de vendedor, cree en la empresa, capacitación superior al puesto que desempeña, personalidad abierta y flexible, alta capacidad de resolución y dedicación en cantidad y calidad.

 

Otro tipo de Administración: la Tradicional (por herencia) y la Carismática (mágica, caudillos, líderes).

 

  Léase también “Enciclopedia Espasa”: ‘Administración /  Erich From: “La revolución de la esperanza”, p. 99-118, la Administración “humanista” / Alfred Sauvy: “La Burocracia” (Eudeba, 1976, 2ª. ed.) /

 

Funciones administrativas:

 

Gobernar una Organización es mantener armónicamente combinadas 6 funciones: 

 

I)                  técnicas (producir, elaborar, fabricar)= catalogar, clasificar.

II)               comerciales  /comprar, vender)

III)            financieras (fundamentales para toda organización: fondos, capital, canje).

IV)             contables.

V)                de seguridad.

VI)             Administrativas (unifica a las demás, brinda coherencia).

 

Fondos, provisión de subsidios, donaciones, suscripciones que permiten el funcionamiento de una Biblioteca.

 

La Seguridad no la cubrimos en la Biblioteca en forma excesiva, por la falta de peligrosidad de la tarea en sí, sí la observamos con respecto a los materiales.

En las funciones administrativas controla los resultados, verifica si se cumplieron los objetivos.

 

A menor tamaño de la organización, menor necesidad de capacitación técnica, menor  necesidad de capacitación administrativa.

A mayor tamaño de la organización,  mayor necesidad de capacitación técnica y administrativa.

 

 

Acto Administrativo:

 

Es susceptible de ser dividido en 5 elementos:

 

I)                  Prever: es necesario ver antes los problemas que se nos van a presentar. Partiendo de un conocimiento del pasado y presente de la organización y de un pronóstico del futuro, planificamos objetivos a alcanzar.

II)               Organizar: prepararnos material y socialmente para el logro de ese objetivo.

III)            Mandar: impulsa toda la organización, lograda en pos del objetivo.

IV)             Coordinar: es lograr que un hombre no trabajo a destiempo, en forma diferente al resto, que todos converjan hacia el objetivo planificado.

V)                Controlar: es verificar que el resultado sea tal como fue definido en el plan como objetivo. Si es así habremos logrado el propósito. Si no es así debemos rever todo el proceso para ver en qué momento nos apartamos del camino al objetivo.

 

Reconocemos 14 Principios que le caben al Acto Administrativo:

 

1.-  jerarquía: escala de valores y subordinación a ella. Relación entre una autoridad superior y una inferior, pasando por las intermedias.

2.-   orden material y o. social: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar; igual criterio en el tema de las personas.

  3.-  equidad: equilibrio entre justicia y benevolencia, entre lo que debe ser  lo que se puede permitir.

  4.-   disciplina: obediencia y signos exteriores de respeto.

  5.-   unidad de mando: recibir órdenes de un solo jefe.

  6.-   iniciativa: facultad de concebir algo y llevarlo a la práctica.

  7.-   unidad de dirección: un solo jefe, un solo programa, un solo conjunto de operaciones.

  8.-   subordinación de los intereses personales a los grupales. No suprimir ansias individuales de progreso. Amalgamar ansias de progreso con interés de la Organización.

   9.-  estabilidad: sensación de permanencia en el puesto.

  10.-  centralización: dependencia de un solo mando.

  11 .-  remuneración: salario equitativo, justo, según trabajo realizado.

  12.- unión del personal.

   13.-  división del trabajo: en etapas cronológicas para emplear procedimientos más simples.

   14.-    autoridad: facultad de mandar  y hacerse obedecer.

 

  

• La Biblioteca Moderna como Empresa Funcional:

 

Empresa es un conjunto de actividades y bienes dedicados a la obtención de una utilidad por medio de la satisfacción de las necesidades del hombre en sociedad.

La empresa constituye el nexo de los factores que intervienen en la producción: la naturaleza, el capital y el trabajo.

 

Es la organización instrumental de medios personales, materiales e inmateriales, ordenados bajo una dirección para el logro de fines económicos o benéficos.

Empresario es quien dirige la empresa por sí, o por medio de otras personas, y con el cual se relacionan jerárquicamente los trabajadores.

 

El Contrato de Trabajo  es toda actividad lícita que se preste a favor de quien tiene la facultad de dirigirla, mediante una remuneración. Tiene como principal objeto la actividad productiva y creadora del hombre en sí.

La naturaleza provee la materia prima. El capital está constituido por los bienes en general y el trabajo en la acción del hombre sobre los bienes y la materia prima.

Todas las características de la empresa moderna, las encontramos en la Biblioteca, que tiene objetivo, programa de trabajo, plan, servicios técnicos, servicios administrativos, temas financieros, clientes, un mercado en el cual actuar o contexto, personal, edificio, gastos de mantenimiento.

 

Las Empresas pueden clasificarse según 3 puntos de vista: de acuerdo con su constitución patrimonial (en 2 grupos: estatales, privadas o mixtos y  las individuales.

Según su función económica: primarias o las que obtienen materia prima, secundarias o completas (las que transforman la materia prima) y de servicios, todos los comercios.

 

Las Bibliotecas transportan, distribuyen y comercializan lo producido por las segundas, son empresas de servicios, según su función económica.

Y el 3er. Punto de vista, de acuerdo con su personal, capital y potencia: grandes, medianas y pequeñas empresas.