LINEAMIENTOS SOBRE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. 2da. parte.

 

                                                                        Por Guillermo R. Gagliardi.

 

 

 

• La Empresa no es sólo una estructura descripta en un Organigrama, sino, también, un sistema en el cual las personas trabajan e interactúan juntas en la consecución de Objetivos Comunes

 

Teoría clásica o tradicional: eficiencia y logro de objetivos. Especialización por funciones, división y coordinación del trabajo. Control del desempeño y ejercicio de la autoridad. Colocar el empleado adecuado en el puesto  justo., entrenarlo. Descuida las dimensiones humanas, enfatiza el control y la eficacia.

 

Teoría Neoclásica: atención al individuo y su grupo; algunos enfatizaban lo humano en detrimento de lo formal, autoridad y control. Ayudó a que los jefes fueran más conscientes de una mejor comunicación formal, de los estilos de dirección más democráticos, y una mayor participación de los empleados en las decisiones que afectaran su bienestar.

 

Teoría Moderna de la Organización: el sistema de la organización se considera como un grupo de componentes que interactúan y se interrelacionan, o de partes que se mantienen unidas en un estado de equilibrio dinámico.

El individuo interactúa con esquemas de roles y status, disposición física, organización informal y formal.

 

El Individuo (actitudes, sentimientos, motivos, forma de ser). Organización formal (jerarquía de la autoridad, objetivos, procedimientos administrativos). Organización informal (liderazgo informal, sistemas informales de comunicación, patrones de conducta impuestos por grupos de trabajo). Esquemas de roles y status (son las posiciones que crean las organizaciones informales y formales, y conductas individuales, percepción de los empleados de su propio rol y status, su función y papel y  de la de otros). Disposición física (todos los elementos del ambiente físico del trabajo; esfuerzos, peligros, equipos).

Todos estos elementos se interrelacionan. De manera dinámica, multidimensional, compleja.

 

• La Administración implica el obtener resultados con personas y mediante las personas.

Es de naturaleza dinámica y está integrada por procesos o funciones administrativas: planeamiento, organización, integración, dirección y control del personal. El Planeamiento: crea un clima más favorable para las relaciones humanas, contribuye al flujo, distribución y asignación más ordenado del trabajo.

• Una de las principales funciones del Departamento de Personal es la Integración de Personal (requerimientos de potencial humano de la Organizaciçon); reclutamiento, colocación y desarrollo del personal, evaluación del desempeño con propósitos de mejoramiento o para su transferencia, promoción o despido.
• Dirección: este proceso implica vigilar y supervisar las actividades y el personal de una Organización. Incluye entrenamiento, motivación, consejo y disciplina de los empleados. La buena organización es el resultado de Planear, Organizar y Controlar.
• Cada persona debe ser considerada como un individuo con su propia dignidad y méritos. Deben existir oportunidades de progresar para quienes estén calificados.
• Los Jefes deben ser calificados, según su  talento, educación, experiencia y habilidad, sentido común y comprensión.
• Las condiciones de trabajo deben ser limpias y ordenadas. Tratamiento considerado y decente para todos.
• Trabajar con comprensión, cooperación, sinceridad y confianza mutua. Tratamiento equitativo y objetivo para todos los empleados, evitar favoritismos, “caudillismo”.
• Proporcionar a los empleados entrenamiento y oportunidades, de manera que obtengan las satisfacciones y felicidad que provienen de contar con un buen ambiente, buenas recompensas y la satisfacción de un trabajo bien hecho.

 

• Principios de Administración: guías o normas de acción, conducta y-o pensamiento que deben considerarse al establecer y administrar una organización:  de la división del trabajo, de la responsabilidad, igual responsabilidad y autoridad, de unidad de objetivo (objetivos de cada departamento, integrados), del balance organizacional (cada presupuesto debe corresponderse con el aporte a la organización que se espera?), del tramo de control, de la delegación, de la unidad de mando, de la estabilidad y flexibilidad.

 

• La estructura del Departamento de Personal está determinada por la estructura de la organización y la naturaleza de su programa de personal ( política,  objetivos, procedimientos, presupuesto).

Con el correr del tiempo, todos los Departamentos de Personal están adquiriendo mayor jerarquía.

 

• El proceso de Selección implica la obtención de toda la información posible acerca de un solicitante, con el fin de llegar a una buena decisión de empleo. Debe tenerse cuidado de reconocer a los solicitantes sobre la base de las cualidades que sean esenciales para el puesto.

 

• Es imprescindible la implementación de Programas de desarrollo para los empleados: información sobre la política de la organización y sus procedimientos, preparación para las habilidades del puesto, motivar y evaluar su desempeño.

El objetivo es alcanzar un nivel de desempeño y una calidad de conducta personal y social que lo satisfaga individualmente y cubra las necesidades de la organización.

 

• También es necesario el desarrollo de los Gerentes, de los Jefes, del Personal ejecutivo: a través de la experiencia real y la práctica (estas experiencias no deben ser rutinarias, sino significativas e interesantes), por relevos de personal superior (promociones verticales) y laterales (cambios horizontales por distintos departamentos), asignación de tareas en comités y proyectos especiales.

 

Todas las mencionadas son actividades dentro del trabajo. Fuera del trabajo: asistencia a cursos y reuniones, lecturas, cursos de relaciones humanas y laborales, supervisión, economía general, comunicaciones, discusiones, planteo de situaciones problemáticas que exigen decisiones rápidas y coherentes, mejoramiento de lectura.

Estos Programas de Desarrollo Gerencial evitan la obsolescencia entre los Ejecutivos, fomentan el auto-desarrollo, el mejoramiento del propio desempeño en el puesto.

 El Departamento de Personal debe coordinar y administrar tales Programas de Capacitación.

 

• El  éxito de una Organización depende en mucho del desempeño de su personal. Para que pueda determinarse la contribución de cada individuo a la Organización, es necesario tener un Programa Formal de Evaluación con los objetivos claramente enunciados.

 

Tales Programas de Evaluación de Desempeño contribuyen a definir el salario, la promoción, aconsejar a un empleado sobre su entrenamiento y progreso, para fijar despidos, transferencias o suspensiones.

El Depto. de Personal es el que debe coordinar e implantar tales programas.

 

Las evaluaciones del desempeño son de poco beneficio práctico si los resultados son meramente archivados. Se debe emprender una acción sobre los casos problema.

 

• El problema de la Motivación, el Interés y la satisfacción en el trabajo, merece toda la atención, por su incidencia sobre el desempeño del empleado, el ausentismo, etc.

 

La motivación de los empleados para que sean más productivos y mejoren la calidad de su trabajo, requieren incentivos que tengan en cuenta las necesidades humanas  (de autoestima, de realización personal, de amor, de reconocimiento, de seguridad física y psicológica): dinero, afiliación grupal, estima y prestigio por tareas o funciones encomendadas, participación en ganancias y decisiones.

 

La liberación del potencial humano mediante el proceso motivacional depende mucho de la existencia de las condiciones o del clima adecuado en la organización.

Toda organización tiene un ambiente o personalidad propia, que influye en la conducta de sus miembros.

 La Gerencia, pues, debe esforzarse para crear el tipo de clima que permita que se alcancen los objetivos de la Organización y que satisfaga las necesidades psicológicas y sociales de su personal.

 

• El Supervisor debe motivar y controlar el desempeño del empleado. Crear condiciones e incentivos que motiven al empleado para alcanzar los objetivos establecidos. Debe ser más que un capataz, un ser capaz de promover buenas relaciones humanas.

 

• Si los deberes, responsabilidades y las relaciones formales están planeadas, organizadas y controladas con propiedad, los empleados estarán mejor capacitados a dirigir sus energías hacia actividades productivas y satisfactorias, minimizándose las frustraciones.

Es deseable planear que los empleados cuenten con todas las oportunidades posibles para su autodirección.

Interés por las Relaciones Humanas, por los Valores éticos, por la eficiencia de los empleados, por la Conducta: Valores del supervisor.

 

• Cuando las decisiones son tomadas por el grupo de trabajo, los mismos se muestran más entusiastas y cooperan  para hacerlas cumplir.

El supervisor debe organizar discusiones permisivas, participativas, con habilidad y con sentido democrático (criterio de Maier).

 

Recordar que, sobre todo, los empleados más jóvenes tienden a estar menos dispuestos a someterse a la dirección autócrata. Criterio de McMurry: autocracia benévola, humanística., la mayoría de las personas sólo busca un trabajo seguro y permanente y prefieren ser conducidas.

 

• Debe tenerse amplia sensibilidad para percibir el importante ajuste emocional del empleado (ensimismamiento, mal humor, resentimiento, ausentismo o retardo excesivo).

Este ajuste es necesario para la organización, para la familia y la sociedad, y para él mismo.

 

Debe reconocerse cuándo el empleado necesita comprensión y ayuda. También el “quejoso”, el “vago”, el agitador y el valentón son un problema para la empresa y para ellos mismos.

Debe ayudarse al trabajador a identificar el cambio de conducta, aconsejar hábilmente.

Escuchar al empleado, dejarlo liberar su tensión y frustraciones, con un método de consejo no directivo.

 

• Para ser más efectivo en sus relaciones con sus subordinados, el Supervisor debe conocer esas Reglas, respetar las singularidades individuales, debe satisfacer las necesidades y carencias de los empleados, debe comprender estas fuerzas ambientales que influyen en el comportamiento humano.

 

Debe tratar de lograr una efectiva comunicación, una mayor posibilidad de participación, de crítica; que el diseño del puesto sea atractivo. Tacto, destreza, paciencia y comprensión.

• El desarrollo organizacional implica el fortalecimiento de los procesos humanos en una organización, de manera que ésta pueda alcanzar y mantener un nivel de funcionamiento óptimo.

 

Desempeña un papel principal el entrenamiento de Jefes y  Supervisores, trabajo en equipo, mejoramiento de las relaciones intergrupales.

 

La renovación organizacional  es el proceso de iniciar, crear y afrontar los cambios necesarios para hacer posible que la organización se adapte a nuevas condiciones, que resuelva problemas, que aprenda por la experiencia.

 

• Actitud Humanista y Legalista ante los problemas disciplinarios. Buscar las causas, conversación con el empleado. Necesidad de auto-disciplina, de auto-convencimiento, cuidadoso y completo adoctrinamiento de normas y reglamentos.

 

Las reglas de trabajo deben ser razonables. Hay que corregir, con comprensión y objetividad, antes que castigar, evitando conductas hostiles, resentimientos y malestar. Las sanciones deben ser uniformes, nunca duplicadas.

 

Más que esperar a que se presenten las inconformidades y se conviertan en quejas formales, es mucho mejor que la Gerencia elimine las causas de estas inconformidades.

• Si se crea un programa efectivo de personal, claro y preciso, que trate a los empleados como individuos con respeto y consideración, se evitarán los problemas disciplinarios y las quejas.

 

En el campo de Personal el trabajador ha de tener las siguientes cualidades. Buena salud mental, sentido del humor, flexibilidad, comprensión, Conocer los aportes legales, de la Psicología, la Ingeniería Industrial, la sociología, la estadística, la economía...